Cara Membuat Notulen Rapat
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (618), notulen atau notula bermakna catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Jadi, notulen adalah sebuah ringkasan tentang hasil pembicaraan dalam rapat yang bersifat ringkas, padat, sistematis, dan secara menyeluruh.
Notulen selalu memiliki keterkaitan dengan notulis. Notulis merupakan orang yang bertugas untuk membuat notulen. Untuk menghasilkan notulen yang baik seperti ciri-ciri di atas, maka dibutuhkan seorang notulis yang baik pula. Notulis hendaknya memiliki keterampilan menyimak dan menulis sehingga mampu menangkap seluruh isi pokok pembicaraan dan menuliskannya dalam notulen secara sistematis.
Fungsi
Notulen memiliki beberapa fungsi yang vital terhadap kegiatan rapat tersebut, antara lain:
• Sebagai bukti telah diadakannya suatu rapat.
• Sebagai manometer atau ukuran kesuksesan rapat. Apakah semua tujuan rapat yang tertuang dalam notula telah berhasil dilaksanakan atau tidak.
• Dapat digunakan sebagai acuan jika akan diadakan pembahasan mengenai kegiatan dalam notulen tersebut. Contoh kegiatan pembahasan notula rapat International Creative Content.
Bagian-Bagian Notulen
Notulen memiliki beberapa bagian. Dalam hal ini kami sajikan bagian-bagian notulen dalam rapat resmi.
• Kepala Notulen
Sama halnya dengan surat resmi, dalam notulen resmi terdapat kepala notulen yang berisi alamat instansi tempat diadakannya rapat.
• Judul Notulen
Bagian ini mencakup judul rapat yang bersangkutan. Contoh, rapat yang membahas tentang diadakannya kegiatan lomba antar kelas atau class meeting, maka judul notulen dapat ditulis,” NOTULEN RAPAT CLASS MEETING “, Judul rapat penting dicantumkan untuk mengetahui jenis rapat apa yang telah dilaksanakan.
• Waktu Pelaksanaan Rapat
Bagian ini mencakup hari, tanggal, serta jam dilaksanakannya rapat.
• Tempat Pelaksanaan Rapat
Berisi tentang tempat diadakannya rapat tersebut. Misal di Ruang OSIS SMAN 1 Sewon.
• Susunan Acara
Bagian ini berisi susunan kegiatan rapat tersebut, dimulai dari pembukaan hingga penutup.
• Hasil Rapat
Hasil rapat berisi tentang beberapa keputusan yang telah dimufakati dalam rapat tersebut, dapat berisi tentang persetujuan hasil rapat pada umumnya seperti kesimpulan, susunan kepanitiaan, usulan para peserta rapat, dan jadwal kegiatan. Tergantung kepada jenis rapat yang dilaksanakan.
contohnya:
NOTULEN
HASIL MUSYAWARAH ANGGOTA PENGAJIAN MALAM SENIN
HARI, TANGGAL : AHAD, 28 OKTOBER 2007
WAKTU : JAM 20.00 WIB
TEMPAT : BAPAK SURDI
UNTUK BAPAK USTADZ :
1. SALARAN UNTUK PAK USTADZ TETAP DIADAKAN SEPERTI BIASA.
2. DIMOHON AGAR KEHADIRAN PAK USTADZ LEBIH DITITIK BERATKAN PADA PENGAJIAN.
JIKA ADA PANGGILAN PASIEN DAN ATAU UNDANGAN LAINNYA, PAK USTADZ AGAR BISA MENGATUR JADWAL WAKTU YANG TEPAT SEHINGGA TIDAK MENGECEWAKAN ANGGOTA PENGAJIAN YANG TELAH HADIR.
3. PAK USTADZ HARUS BERANI MEMUTUSKAN KEPADA SANTRI UNTUK MENGULANG KEMBALI AYAT YANG TELAH DIBACANYA KARENA MEMANG YANG BERSANGKUTAN MASIH BANYAK KESALAHAN TANPA ADA UNSUR APAPUN.
4. PENGAJIAN TETAP DIMULAI BA’DA MAGHRIB. JIKA YANG HADIR BELUM MAKSIMAL (YANG HADIR BARU 3 – 4 ORANG) MAKA PENGAJIAN TETAP DIMULAI, TRADISI SHOLAWAT ATAU DO’A DIUNDUR.
YANG DATANG DULUAN AKAN DIPANGGIL TERLEBIH DAHULU.
5. HAL-HAL LAIN YANG BELUM JELAS, AKAN DIMUSYAWARAHKAN KEMUDIAN.
UNTUK PARA ANGGOTA PENGAJIAN / SANTRI :
SEJAK DIADAKANNYA MUSYAWARAH INI :
1. ANGGOTA PENGAJIAN TETAP TERBUKA UNTUK MASYARAKAT UMUM DI LINGKUNGAN WILAYAH AL-JIHAD CIPONDOH TANGERANG.
2. SENTRAL PENGAJIAN DIADAKAN DI RUMAH KEDIAMAN :
A. BAPAK H. UNUS KURDIN
B. BAPAK USTADZ
KECUALI ADA ANGGOTA YANG MEMINTA UNTUK BERKETEMPATAN PENGAJIAN.
DENGAN CATATAN KOORDINASI 3 HARI SEBELUMNYA KE
BAPAK H. UNUS KURDIN ATAU BAPAK USTAD DAN SELANJUTNYA MEMBERITAHUKAN KEPADA PARA ANGGOTA PENGAJIAN YANG LAINNYA.
3. SANTRI YANG DINYATAKAN OLEH PAK UASTADZ “HARUS MENGULANG AYAT YANG TELAH DIBACANYA”, MAKA SANTRI HARUS MENERIMANYA DENGAN HATI YANG LAPANG DENGAN TIDAK ADA PERASAAN APAPUN DALAM HATI NURANINYA (JAUHKAN PRASANGKA-PRASANGKA NEGATIF) KARENA PENGAJIAN MALAM SENIN INI BUKAN BERTUJUAN MENGEJAR TARGET NGAJI, KECUALI MENGAJI SENDIRI DI RUMAH MASING-MASING.
4. A. MULAI DIAKTIFKAN / DIADAKAN TABUNGAN ATAS NAMA PRIBADI
YANG BESAR RUPIAHNYA SESUAI DENGAN KEMAMPUAN.
B. TABUNGAN HANYA DIADAKAN SAAT BERLANGSUNGNYA
PENGAJIAN YANG DISERAHKAN PADA BENDAHARA YANG
DITUNJUK.
C. TABUNGAN ATAS NAMA PRIBADI BISA DIAMBIL SEWAKTU
WAKTU.
DENGAN CATATAN SETIAP PENGAMBILAN AKAN DIPOTONG 10 %
UNTUK KEPENTINGAN KAS PENGAJIAN.
D. KAS PENGAJIAN MULAI DIADAKAN YANG SUMBERNYA BERASAL DARI ANGGOTA SEBESAR 10 % DARI TARIKAN TUNAI TABUNGANNYA.
E. SAAT PENUTUPAN PENGAJIAN (MENJELANG RAMADHAN) SELURUH ANGGOTA WAJIB MENERIMA TABUNGAN DARI BENDAHARA YANG DIPOTONG 10 % UNTUK KEPENTINGAN KAS PENGAJIAN.
F. UANG TABUNGAN DAN KAS PENGAJIAN TIDAK BISA DIPINJAMKAN OLEH SIAPA PUN DAN ATAU DENGAN ALASAN APAPUN, KECUALI MENGAMBIL TABUNGAN PRIBADI YANG DIPOTONG 10 % UNTUK KEPENTINGAN KAS PEENGAJIAN.
5. SETIAP PEMBUKAAN PENGAJIAN (SETELAH ’IEDHUL FITRI) PENGAJIAN DIADAKAN DI RUMAH BAPAK USTADZ, KECUALI ADA ANGGOTA YANG MEMINTANYA.
6. UNTUK KEPERLUAN ANGGOTA YANG TERKENA MUSIBAH, MAKA TABUNGAN AKAN DIPOTONG BERDASARKAN HASIL KESEPAKATAN PARA ANGGOTA, YANG SELANJUTNYA DISERAHKAN KEPADA YANG BERSANGKUTAN YANG TERKENA MUSIBAH.
7. HAL-HAL LAIN YANG BELUM JELAS, AKAN DIMUSYAWARAHKAN KEMUDIAN.
TANGERANG, 29 OKTOBER 2007
MENGETAHUI, A.N.
GURU PENGAJIAN ANGGOTA PENGAJIAN
Ttd. Ttd.
sumber:
pintarea.blogspot.com/2010/06/cara-
Tidak ada komentar:
Posting Komentar